Z dniem 7 marca 2012 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego wprowadzająca obowiązek prowadzenia dla każdej sprawy administracyjnej metryki. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji chce zapewnić przejrzystość akt sprawy, a sama metryka ma odzwierciedlać przebieg załatwienia sprawy na wzór chronologicznego zestawienia przeprowadzanych w jej toku czynności. Metryka stanowi obowiązkową część akt sprawy i powinna być aktualizowana na bieżąco.

Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy mówi, iż przedmiotowa metryka może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej. Sporządza się ją w formie tabeli zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia. Powinna zawierać takie dane jak: oznaczenie sprawy, tytuł sprawy, numer kolejnej czynności, datę podjętej czynności, oznaczenie osoby podejmującej czynności oraz wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy.

Warto zauważyć, że nie wszystkie sprawy wymagają prowadzenia metryki sprawy. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012 roku wskazało rodzaje spraw w których wyłączony jest obowiązek prowadzenia metryki sprawy. Są to głównie sprawy o prostym i powtarzalnym charakterze, w przypadku których stwierdzono nieproporcjonalność nakładu środków potrzebnych do prowadzenia metryk. Są to m.in. sprawy zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych oraz ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej.

Z uwagi na to, że prowadzenie metryk spraw w postępowaniach administracyjnych i podatkowych to novum w polskim systemie prawnym, zwracam uwagę na ten nowy obowiązek urzędnika oraz na możliwość kontroli jego stosowania. Zachęcam do lektury nowelizacji  Kodeksu Postępowania Administracyjnego wraz ze wskazanymi rozporządzeniami.

Marek Skóra